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¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es un programa creado para crear, manipular y modificar bases de datos acerca de cualquier tema.
A través de este programa se puede ordenar la información de diferentes formas según la que le sea mas conveniente al usuario.
Microsoft Access tiene diversas funciones con las cuales se pueda facilitar la manipulación y modificación de la información que contenga la base de datos.
Este, útil, programa lo podemos utilizar para conseguir información acerca de un tema, cosa, persona o cualquier cosa que el usuario necesite de forma mas rápida y ordenada ya que puede mostrarle a el usuario cualquier dato solicitado por este que obtenga la base de datos.

Elementos de Microsoft Access?

a) Tablas: Es el conjunto acerca de datos de una persona, cosa o evento ordenadas, como en una hoja de calculo, a través de filas y columnas que forman cuadros.
b) Consultas: Es una solicitud de información al computador acerca de la base de datos. Las consultas se visualizan mediante la llamada hoja de respuesta dinámica, que es visualizada mediante una tabla o un Conjunto de tablas.
c) Formularios: Es el sitio en específico en el que se encuentran anotados la información de unos de los datos de la base de datos. En los formularios se puede colocar nombres, apellidos, edad, sexo, fechas, números, imágenes, música, videos, etc.
Los formularios bien realizados son los que ayudan a que el proceso de búsqueda de información, en la base de datos, en el momento en que sea solicitada por el usuario.
d) Informes: Gracias a los informes el usuario puede imprimir las bases de datos y así poder tener estas bases de datos en una pagina.
Los informes pueden mandar a imprimir tablas, consultas o incluso formularios.
e) Macros: Se utilizan para la creación de funciones específicas y la personalización de un sistema.
f) Módulos: Es Utilizan para la creación de funciones más complejas y personalizadas que las de los macros.
g) Controles: Son unos de los elementos gráficos que facilitan la interfaz con el usuario.
Los formularios y los informes son controles.

¿Qué es una base de datos?
Es un sistema que puede organizar o editar grandes cantidades de información, de forma organizada, de manera que se hagan disponible para el momento en el que puedan ser solicitada.
 ¿Qué es información?
Es un conjunto de datos importantes para una persona u organización.
 ¿Qué se quiere decir cuando se habla de un sistema de base de datos relacional?
Es la forma de organizar la información de una base de datos a través de tablas. 
¿Cómo se forman las bases de datos?
Las bases de datos se forman mediante el software RDBMS (Sistema de administración de bases de datos relacionales) que permite organizar y visualizar los datos de la tabla.

*Crear tabla*

Para crear una tabla hay tres formas. En vista de diseño, utilizando el asistente e introduciendo datos. La que más he utilizado es la primera. Cuando se crea una tabla en vista de diseño lo primero que hay que hacer es escribir el nombre de los campos y elegir el formato de los datos que vamos a introducir así como configurar esos datos. Al utilizar el asistente lo bueno que tiene es que te aparecen varios ejemplos de los campos que podamos necesitar. Está dividido en dos categorías (profesional y personal) y en cada uno de ellos hay varios ejemplos. También no será necesario saber que tipo de dato vamos a tener que crear ya que lo hace el automáticamente. El problema que yo le veo es que en ese listado no aparezca el ejemplo que nos convenga por eso siempre es mejor crear uno su propia tabla con los datos que necesitemos. También puede ser resultar práctico crear una tabla introduciendo directamente los datos. En la primera columna hay que introducir los nombres de los campos y luego los datos. Lo malo es que todos los datos los considera como datos de texto por lo que si no nos vale hay que modificarlo posteriormente y es doble trabajo ya que si lo haces en vista de diseño se hace ya en un primer momento.

Crear formulario*

Del mismo modo que las tablas para la creación de un formulario se puede optar mediante "Vista de diseño" o a través del asistente. También es posible utilizar el auto formulario y de este modo se crea automáticamente. De todas estas formas recomiendo la creación mediante el asistente. Es posible que haya que hacer algunas modificaciones por si se han cortado los nombres de las etiquetas. Los formularios se pueden crear a partir de las tablas que hayamos creado como de las consultas. Una vez que hayamos seleccionado los campos con los que queremos trabajar elegimos la distribución y el estilo. Posteriormente en "vista de diseño" podremos hacer todas las modificaciones que queramos.

*Claves principales e Índices*

Cuando creamos una tabla al guardarla nos pregunta si queremos crear una clave principal. Una clave principal es un campo que se identifica de manera exclusiva a un registro. Por lo general suele ser un campo con datos auto numérico pero es posible crear como clave principal con otro tipo de datos. Los datos que introducimos no pueden tener duplicados o con valor nulo. Si deseamos crear un campo con una clave principal pero no asignamos ningún campo se creará automáticamente. Para crearlo hay que estar situados en la "vista de diseño" de tabla y situados en el campo en el que queremos convertir en clave principal buscamos en la barra de herramientas un pequeño icono con forma llave.

Relaciones entre tablas*

Una vez que hayamos creado las distintas tablas (cada una con un tema distinto, por ejemplo si queremos hacer una base de datos de los pedidos que nos llegan habremos creado una tabla con todos nuestros clientes y otra tabla con todos los productos que vendemos con sus respectivos precios, otra para los pedidos y una última para especificar los detalles de pedidos).

Se coordinan las tablas para que muestre la información de un mismo pedido y para eso se utilizan las relaciones. Es necesario que haya campos comunes en las tablas para poder crear esas relaciones. Si seguimos con el ejemplo de una base de datos para la creación de pedidos en la tabla de clientes habrá un número que sería la clave principal y que servirá para identificar al cliente. En la tabla de pedidos tendrá que aparecer ese mismo número clave y lo introduciremos en la tabla de pedidos mediante el tipo de datos "asistente de búsquedas" así de este modo tan sólo marcando el número de cliente nos aparecerá el nombre y otros datos sin necesidad de escribirlos cada vez que tengamos escribir un pedido. Pueden ser de tres tipos: Uno a uno, uno a varios o varios a varios. Para poder ver el tipo de relaciones que se han formado hay que ir a herramientas>relaciones. Nos situamos sobre la unión que se han formado entre las diversas tablas y hacer doble clic. Aquí podremos modificar el tipo de relaciones.

CONCLUSION

Access es una herramienta muy útil para organizar los datos y la información. Quizás pueda resulta algo más lioso que otras de las aplicaciones del paquete Office pero también es cierto que sus posibilidades son muy grandes. Lo considero más que imprescindible para el trabajo en oficina y muy útil para otro tipo de usos. Tengo que reconocer que es el que menos utilizo.